איך חושבים בצוותא?
מאת ד"ר יעל בודואן ודורית פרגמן
באיזו מידה תהליכי קבלת החלטות ניהוליות ישפיעו על שביעות רצון העובדים? איזה סגנון קבלת החלטות רצוי – ריכוזי, בו המנהל מחליט לבד, או שיתופי, בו הצוות כולו שותף לקבלת ההחלטות?
שלום רב,
אני מנהל יחידה בארגון גדול (4,000 עובדים). היחידה אותה אני מנהלת כוללת 15 אנשי תוכנה. לאחרונה, בעקבות סקר עובדים שנעשה אצלנו בחברה, קבלתי משוב כי אני מנהל מאוד ריכוזי וכי העובדים טענו כי הם היו רוצים להיות יותר שותפים לתהליך קבלת ההחלטות ביחידה. האמת, הופתעתי. חשבתי שאני מנהל משתף ופתאום מסתבר כי העובדים חושבים אחרת. אשמח לשמוע רעיונות כיצד אני יכול לשפר את תהליך קבלת ההחלטות ביחידה עליה אני אמון.
תודה,
מושונוב, ארגון היי-טק ממרכז הארץ.
מושונוב שלום רב,
לסקר עובדים יתרונות רבים. בין היתר הוא מאפשר לנו לקבל תמונת מצב, להפיק למידה ולשפר את התהליכים האישיים, הניהולייים והארגוניים. אומנם לא תמיד קל להתמודד עם משוב, בטווח הקצר הוא יכול לפגוע בדימוי העצמי ובתדמית, אך בטווח הבינוני והארוך הוא יכול לאפשר לנו שיפור. לכן, במטרה להפיק למידה מהמשוב, ננסה לתת לך כלים לבחינת איכות תהליכי קבלת ההחלטות ורמת השיתוף הרצויה בצוות שלך.
נתחיל מהעיסוק בתהליך קבלת ההחלטות אצלך ביחידה. ציינת כי אתה מנהל יחידה בארגון היי-טק. קבלת ההחלטות אליה אתה נדרש, מחייבת איסוף ידע מקצועי, לעתים רב ומורכב, עיבודו באופן אפקטיבי והכרעה בין אלטרנטיבות . מטבע הדברים, בתחום כמו שלך, המדובר בדרך כלל בעובדים בעלי אופי עצמאי, משכילים, מקצועיים בתחומם. בדרך כלל, עובדים מן הסוג הזה מאופיינים בצורך גבוה יחסית בשליטה. כאן הכוונה היא לאוו דווקא לשליטה על אנשים אחרים אלא לתחושת שליטה במה שקורה לאדם עצמו. בנוסף, בשל המקצועיות, אצל עובדים אלו קיימת תחושה, לרוב מבוססת, כי בידיהם ידע מקצועי רב ונכון להשתמש בו. עובדים אלו יצפו כי תחושת המשמעות לה הם מצפים בעבודתם תיגזר, בין השאר, מתרומה שלהם בתהליכי קבלת החלטות.
הנחות אלו יכולות להסביר את הצורך של העובדים בשיתוף ובשקיפות בתהליכי קבלת ההחלטות הניהוליים. זאת ועוד, לתפיסתנו, אחד מכלי ההנעה המשמעותיים העומדים לרשותך כמנהל בארגון היי-טק, הנו הכלי של שיתוף בתהליך קבלת ההחלטות. כלומר, במקרה הזה ישנה זהות מסוימת באינטרסים ובצרכים שלך כמנהל ושל הכפיפים.
נשאר רק לחשוב מתי ובאילו אופנים, אם בכלל, לנהל שיתוף זה. אנו מציעות לבחון האפשרויות השונות של תהליכי קבלת החלטות ואת היתרונות והחסרונות בכל אחד מאופני קבלת ההחלטות. זאת על מנת שתהיה אפשרות להחליט בהתאם לסיטואציה.
ראשית נבהיר כי אנו רואות בתהליך קבלת החלטות ניהולי רצף, הנע בין דפוס סמכותי (מנהל המקבל החלטות לבד ובאופן ריכוזי); דפוס מתייעץ (מנהל הנועץ באחרים אך מקבל את ההחלטות לבד); דפוס משתף המגיע לקונצנזוס (מחליט ביחד עם העובדים). בקצה השני של הרצף נמצא המנהל המאציל קבלת החלטות לעובדיו (הדפוס יכול להתקיים עם/בלי
הנחיות או זכות וטו למנהל). מחקרים מצביעים על כך שקבלת החלטות בקבוצה של מקצוענים יכולה לשפר את איכות ההחלטה ואת הפתרון המוצע. הקבוצה יכולה לספק מנגנון תיקון החושף מידע שגוי, מחייב בדיקה נוספת של פתרונות, מצמיח רעיונות חדשים. כמו כן שיתוף הפעולה תורם במישרין למעורבות האנשים, ל"גיוס" שלהם ליישום והטמעת הפתרונות ולאחריות בביצועם. כמו כן, אנו יודעים כי שיתוף עובדים בקבלת החלטות משפר את תחושת השייכות שלהם ליחידה, את הגאווה המקצועית וגם את הידע המקצועי (כיוון שתהליך כזה מזמן הזדמנות ללמידה הדדית וגם לזיהוי פערי ידע, אם קיימים).
החסרונות של קבלת החלטות משתפת הינם סירבול מסוים של התהליכים, אפשרות להיווצרות קונפליקטים ו"מחנות". כמו כן קיימת אפשרות מסוימת של היוצרות "חשיבה קבוצתית" המאופיינת בדחיית מידע "סותר", בתחושת כוח בלתי סבירה, בהיעדר סובלנות לדיעות שונות.
בבואך להחליט באיזו מידה של שיתוף תשתמש, עליך לבחון היטב את נטיותיך האישיות ולראות באיזו מידה הנטייה האישית (למשל, להחלטה ריכוזית) תסייע לך להגיע לפתרון האפקטיבי ביותר. זאת, תוך כדי לקיחה בחשבון של השיקולים שהוזכרו לעיל של גיוס העובדים והנעתם בדרך המיטבית. אנו ממליצות להתאים את סגנון קבלת ההחלטה, למצב. המלצה כזו קשורה כמובן במודעות גבוהה לנטייה האישית וביכולת להתגבר עליה בעת הצורך ולנקוט בכל פעם בסגנון אחר.
מוצע כי הקו הכללי שיתוקשר לעובדים הוא של שיתוף. מידת השיתוף – לפי הסיטואציה, לפי מידת הדחיפות, לפי מידת הידע שיש לעובדים, לפי מידת האינפורמציה שיש ביכולתך לשתף בה את העובדים.
במקרים בהם רמת הדחיפות גבוהה, רמת האינפורמציה שיש או יכולה להיות בידי העובדים נמוכה – סגנון סמכותי-ריכוזי יכול להיות אפקטיבי.
בכל זמן בו נדרשת החלטה מסוג שונה מהמתואר לעיל, יהיה צורך להפעיל רמות שונות של שיתוף.
מומלץ כי תנהל עם העובדים דיונים, תקבל מהם הצעות ותפעיל שיקול דעת האם לקבל את ההצעות או לא. בעיקרון, אם ההצעות סבירות והכרחיות, מומלץ כי תקבלן. אם הצעות העובדים סבירות אך לא הכרחיות לדעתך, תוכלו לנהל מו"מ ולהחליט במשותף. אם ההצעות אינן סבירות ואינן הכרחיות, מומלץ כי תחליט לבדך אך תתקשר את נימוקיך לעובדים.
קצת מורכב, אך מי אמר שקבלת החלטות וניהול זה פשוט? מומלץ להשקיע את האנרגיות והמשאבים בתהליכי קבלת החלטות אפקטיביים כדי לשמר שביעות רצון של כל השותפים בתהליך.
בהצלחה.
