ד"ר יעל בודואן > בלוג מקצועי > מאמרים > כניסה לתפקיד מנהל

כניסה לתפקיד מנהל

בוס חדש בא לשכונה
מאת ד"ר יעל בודואן ודורית פרגמן

עד היום היה יובל אחד מאנשי הצוות, עכשיו הוא הפך למנהל. איך ילמד להפוך מחבר למנהל? כיצד יגבר על "אויבים" שרצו בתפקיד והתאכזבו? ומתי יתחיל להאציל סמכויות?

שלום רב,

לפני כחודשיים , במסגרת רה- ארגון שנערך בחברה, קודמתי לתפקיד ראש מדור. בתפקיד החדש אני אחראי על צוות נותן שירות, הכולל 12 טכנאים. אני עצמי הייתי בתפקיד דומה טרם הקידום, במשך 3 שנים. כניסתי לתפקיד מלווה בקשיים  מחד מצד עמיתיי לשעבר ומאידך קשיים הקשורים בהעברת מסרים סמכותיים.
1. אחד העובדים בצוות – עמית לשעבר – קיווה לקבל את תפקידי. איך עלי להתמודד עם יחסו הקר?
2. לא נעים לי להנחית הוראות על חברים, ובמיוחד כשמדובר בהוראות בלתי פופולאריות, כמו למשל קיצוץ שעות נוספות או העברת משוב שלילי. איך לבצע זאת?
3. אני מאוד עמוס ועובד הרבה שעות (בין 12-14 שעות ביום). בשבועיים האחרונים הבחנתי כי בחלק מהמקרים אני מוצא עצמי מבצע דברים לבד, במקום "לטרוח" ולהעביר אותם לצוות לביצוע. האם זה בסדר?

יובל, ראש מדור, חברה בתחום האלקטרוניקה

יובל, שלום,
הנך מתאר קשיים האופייניים למנהלים רבים שקודמו מתוך צוותם. היתרון בקידום מבפנים הוא בשליטה המקצועית וההיכרות המלאה עם השטח, שאנו מניחות מאפיינות גם אותך. עם זאת, הינך נדרש "לשלם מחיר" במאבק על מעמדך וסמכותך. טבעי שהצוות, שראה בך עד לפני חודשיים עמית, יעמיד אותך במבחנים ויבחן את הגבולות. מנגד, גם אתה צריך לעבור שינוי, לשנות דפוס חשיבה (מעמית, למנהל) ולעבור התאמה ריגשית לתפקידך החדש.
להלן התייחסות ממוקדת לשאלות שהעלית:
1. העמית שקיווה לקבל את תפקידך כועס – טבעי כי עובד שציפה לקידום והתאכזב יכעס. יתכן שעליך, ויתכן שעל הארגון. סביר להניח כי במודע או שלא במודע הוא מעמיד אותך במבחן (מבחינתו – לראות האם קידומך צודק? ), בודק גבולות (עד היכן?) בודק מהם חוקי המשחק החדשים ואולי אף "מעניש" אותך. זאת ועוד, ייתכן אך כי עובדים נוספים בצוות חשים מתוסכלים. הימנעות מטיפול בבעיה בדרך כלל תהווה אור ירוק עבורו להמשיך במאבק סמוי או גלוי. ייתכן אף שהימנעות מוחלטת תאותת גם לאחרים ש"אפשר"…
לחלופין, טיפול תקיף מדי בבעיה עלול לצור קונפליקטים קשים ולדרדר את האווירה הכללית בצוות (אנו מניחות כי העובד משמעותי בצוות, אחרת סביר להניח לא היה חושב כי יתקדם). אווירה כזו בוודאי אינך רוצה מיד עם כניסתך לתפקיד. לכן, אנו ממליצות טיפול בשני שלבים.
בשלב ראשון כדאי שתכנס את הצוות לשיחה שמטרתה תיאום ציפיות הדדי. הסבר את ציפיותיך בצורה כללית (לא אישית) ואסרטיבית, ועם זאת הצע תמיכה תוך הסתמכות על הרקע המשותף שלכם (כדאי להשתמש בו כיתרון). שיחה כזו תעביר מסר ברור לצוות על כוונותיך הרציניות מחד ועל נכונותך להניע את הדברים בצורה חיובית וחברית.
בנוסף, לגבי העמית הכועס, נמליץ על המתנה של מספר שבועות, בהם עליך להיות סמכותי וחד משמעי (אך לא להתמודד ישירות עם הבעיה) ייתכן והדברים יירגעו מעצמם. במידה ואין שינוי ביחסו של העמית, התמודדות ישירה ואפקטיבית, מזווית חיובית המביעה נחישות, תאותת אדום – עצור!. מומלץ לזמן את העובד לשיחה. מטרת השיחה –  יצירת חוזה ליחסי עבודה חדשים, תיאום ציפיות ברור. במהלך השיחה חשוב להיות אמפטי, מבין, מתחשב
ובמקביל אסרטיבי וסמכותי. חשוב לסיים את השיחה עם תוכנית פעולה ונקודות לבקרה ומתן משוב .
2. "לא נעים" הוא חלק מתהליך של התבגרות ריגשית שעליך כמנהל צעיר להתגבר עליו. כשלב ראשון נסה לזהות את המצבים בהם "לא נעים", נתח ממה זה נובע? למה זה גורם? מה המחיר שזה" עולה" לך? ומה יקרה אם תתגבר על ה"לא נעים"?. סביר להניח, שניתוח שכזה יוביל אותך למסקנה שהמחיר של אי האמירה או אי מתן המשוב יקר בהרבה מהמחיר של "לא נעים".
במקביל, אתה צריך להתרגל לעובדה שהחברים שלך מאתמול הפכו להיות כפיפים שלך היום. דבר זה משנה את כללי המשחק, גם הם כבר לא רואים אותך כחבר אלא כמנהל. עובדה זאת דורש ממך שינוי תפיסתי, וכאשר זה יקרה גם התפקידים הפחות נעימים של המנהל יהיו טבעיים אצלך.
וקצת עידוד – אחרי פעמיים, שלוש של מתן משוב או הוראות "לא נעימות", התחושה המעיקה עוברת, מתרגלים. במקרה זה, הרגלי מתן משוב נהפכים לחלק מההתנהגות הניהולית ומידת המועקה שבהם יורדת. זאת ועוד, גם העובדים מתרגלים…

3.בכל תפקיד ניהולי בדרג ביניים יש שילוב בין "ניהול" ל"ביצוע" והשאלה היא המינון בשילוב. אנו מניחות כי אתה חש שהמינון אינו נכון. נציין כי בארגונים הנמצאים בתהליכי קיטון נמצא יותר ויותר מנהלים המבצעים מטלות של עובדים בלית ברירה. לחלופין אם אין זה המצב אצלכם, בהחלט הינך מציג בעיה של האצלת סמכויות. מומלץ, כחלק מתהליך ההתבגרות הניהולית, ללמוד להאציל סמכויות ו"לטרוח" לעשות זאת. ידוע כי בטווח הקצר תהליך כזה דורש הדרכה ומהווה גזלן זמן. עם זאת, יתרונותיו לטווח הבינוני והארוך רבים וכדאי להשקיע. האצלה גם מעשירה את העובד ומהווה כלי הנעתי עבורך .יש לזכור את עקרונות ההאצלה הנכונה: מה להאציל/  למי להאציל/ איך להאציל/ לבצע הדרכה נכונה/ לבצע בקרה נכונה.

בהצלחה.

Share: